Mapeo y Optimización de sus Procesos de Trabajo

Cómo obtener Procesos de Trabajo Altamente Confiables

Las organizaciones altamente confiables se centran en mejorar el proceso de trabajo. Cuanto más efectiva es una organización en la ejecución de sus procesos de trabajo, más efectiva será al evitar que ocurran problemas en primer lugar.

El trabajo de todos en una empresa es realizar tareas particulares. Realizar las diferentes tareas de manera efectiva es lo que permite que una organización tenga éxito. Una empresa es solo una colección de tareas diferentes: muchas tareas diferentes que interactúan y funcionan juntas para producir productos o servicios.

Qué tan bien los empleados ejecutan esos diferentes procesos de trabajo dicta qué tan efectiva es la organización. El desempeño de las personas es tan importante para el éxito de una organización que el enfoque debe estar en el proceso de trabajo.

Una organización que es manejada por procesos le es mucho más fácil hablar sobre los detalles de una tarea determinada, como qué salió bien y qué salió mal, porque la discusión se centra en el proceso de trabajo (en lugar de empleados específicos). Es significativamente más fácil para las personas discutir dónde se rompió una tarea en particular o qué se olvidó u olvidó si las personas involucradas pueden discutir el proceso en lugar de ellos mismos.

Es en este punto que algunas personas, generalmente gerentes y ejecutivos, pueden comenzar a sacudir la cabeza. Para ellos, esto suena como un enfoque suave y sensible que no responsabiliza a la gente. Pero es precisamente este enfoque en el proceso lo que aumenta la responsabilidad con una organización.

Pregúntele al piloto en su próximo vuelo si pasan por un proceso de trabajo definido, capturado en una lista de verificación, cada vez que el avión sale de la puerta. Involucrar a las personas que hacen el trabajo en este proceso aumenta la rendición de cuentas, permite que las personas se apropien de su trabajo, y proporciona una manera de dar retroalimentación sin incriminarse a sí mismos.

Aquí hay tres puntos simples:

  • Objetividad: haces que las personas hablen de la tarea, no de ellos mismos.
    Beneficio: las personas están menos a la defensiva porque el diálogo se trata de dónde se rompió el proceso. Después de detallar una tarea, es importante preguntarle a las personas que realizan el trabajo: “Si queremos asegurarnos de que esto no vuelva a suceder, ¿qué pasos debemos seguir?”
  • Visión: obtienes un nivel de detalle que sólo conocen las personas que hacen el trabajo.
    Beneficio: esta idea generalmente se desperdicia en la mayoría de las organizaciones. Cada vez que una organización analiza una tarea en detalle, se revelan sutiles matices y conocimientos interesantes.
  • Propiedad de ideas: obtiene soluciones de las personas que hacen el trabajo.
    Beneficio: los empleados son dueños de las soluciones. Son responsables de hacer que sus soluciones funcionen. Los adultos no deberían necesitar que les digan qué hacer como niños. El mensaje debería ser: “Necesitamos que nos ayudes a resolver esto. Nadie conoce mejor esta tarea”.

¿Cómo hacer esto?

La confiabilidad del proceso de trabajo se puede lograr accediendo al “know-how” que ya existe dentro de su organización. No necesita consultores de alto precio o software costoso para mejorar la confiabilidad. Existe información e ideas valiosas que están ocultas dentro de las cabezas de su gente y que usted está perdiendo actualmente. Nosotros podemos mostrarte cómo acceder a ellas.

Un proceso de trabajo altamente confiable dicta roles, secuencias, prioridades, herramientas, elementos críticos y las decisiones más importantes que las personas deben tomar dentro de una tarea. Es una colección de lo que la organización sabe que es efectivo. Para exponerlo, simplemente confíe en su recurso más valioso, su gente. Nuestro enfoque es simple, eficiente y efectivo.


Mapee el Proceso de Trabajo Actual

Usted puede obtener una idea de las oportunidades dentro de su organización al capturar el flujo del proceso para un solo proceso de trabajo o tarea en su departamento. Lo que las organizaciones normalmente no hacen es asignar tareas específicas al nivel de detalle donde se realiza el trabajo. Esto requiere la participación de las personas que hacen el trabajo. Este no es un retiro externo de tres días para mapear procesos de trabajo en un nivel genérico; es una discusión de quince minutos con personas que hacen el trabajo, donde los supervisores o gerentes preguntan: “¿Es alguna parte de esta tarea confusa, frustrante, o toma demasiado tiempo?”

¿La respuesta? Por lo general, “Sí”. Y hay una valiosa información en las respuestas de los empleados en este nivel de detalle. Una buena pregunta de seguimiento: “¿Existe una mejor manera de llevar a cabo esta tarea?” De nuevo, la respuesta suele ser “Sí”. En ese punto, comienza la participación.

Nuestros facilitadores son expertos en revelar los detalles ocultos necesarios para mejorar los resultados dentro de su organización. Tenemos un enfoque de tres fases que ayudan a exponer oportunidades y mejorar la confiabilidad de su proceso de trabajo. Si está interesado, identifique un proceso de trabajo y solicite un presupuesto hoy.

“Si no puede describir lo que está haciendo como un proceso, no sabe lo que está haciendo.”
W. Edwards Deming


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