Por Katie Wohlust | Investigadora RCA – Cause Mapping

Veamos cómo convertir una causa genérica como “Empleado olvidó…” en información que sea realmente valiosa para su organización.

Esta es la segunda parte de nuestra serie sobre el uso de causas genéricas en una investigación de incidentes. En el primer artículo de esta serie hablamos sobre los casos en que la conclusión del análisis es que hubo un “entrenamiento inadecuado“. Este artículo se centrará en aquellos casos en los que la conclusión es que el “Empleado olvidó…”.

Cuando su investigación termina en “Empleado olvidó…”

Es difícil recordar todas las cosas todo el tiempo. Cada persona tiene muchas cosas sucediendo en su vida en cualquier momento dado.

¿Cómo nos aseguramos de que los empleados se concentren en la tarea que tienen entre manos y recuerden cada paso de un proceso? Recordarles verbalmente en una conversación o incluso enviar recordatorios por correo electrónico a todos los empleados puede no ser la manera más efectiva.

Existen herramientas, como listas de verificación, señales y entrenamientos de actualización que pueden ayudar a las personas a saber qué hacer cuando el procedimiento operativo estándar (SOP) no está delante de ellos.

Listas de Verificación (o Listas de Chequeo)

Las listas de verificación son una forma fácil y económica de ayudarnos a recordar el orden cronológico de los pasos en un proceso. Los SOP pueden ser largos y detallados, lo cual es genial y deberían serlo, pero usarlos en el campo puede ser difícil. Desarrollar una lista de verificación basada en el SOP que un empleado pueda llevar al campo y usar mientras realiza la tarea puede ser muy útil.

Algunas organizaciones llegan a laminar la lista de verificación y brindan espacio para que el empleado inicie y marque cada paso de la tarea. Una buena lista de verificación es clara, concisa y fácil de leer. La lista de verificación debe almacenarse en un lugar que esté disponible para que la usen los empleados.

Señales

Muchos trabajos requieren equipo de protección personal (PPE) diferente o adicional para diferentes tareas o áreas. Hemos visto numerosos accidentes porque un empleado olvidó una pieza de PPE o no estaba seguro de qué tipo de PPE se requería.

Colocar carteles en diferentes áreas es otra manera fácil y económica de ayudar a las personas a recordar qué PPE se requiere. El uso de letreros para advertir a las personas sobre peligros conocidos es una excelente manera de recordarles que tengan cuidado o reduzcan la velocidad para evitar un accidente.

Supongo que hay señales de salida donde trabajas. Esto puede parecer una tontería, por supuesto que usted sabe dónde está la puerta, pero están allí como un recordatorio en caso de emergencias o para las personas que no están familiarizadas con el edificio.

Si ocurrieron varios incidentes en un área, puede ser una buena idea colocar un letrero en esa área advirtiendo a las personas del peligro.

Cursos de Actualización

Dar entrenamientos de actualización sobre los procedimientos cada cierto tiempo ayuda a los empleados a recordar los procedimientos. Mantiene esos procedimientos frescos en sus mentes. No se limite a saltar a la solución “capacitar a los empleados” (consulte nuestro artículo anterior), sino desarrolle un programa de capacitación que incluya entrenamientos de actualización.

Nuevamente, los primeros auxilios y CPR son excelentes ejemplos. No podemos tomar estas clases una sola vez y luego certificarnos de por vida. Esas certificaciones caducan por lo que debe recertificarse, también conocido como readiestramiento, cada dos años.

Desarrollar simulacros (como lo hacemos con un simulacro de incendio) es una excelente forma de llevar a cabo el entrenamiento de manera práctica. Practicar algo varias veces nos ayuda a estar más cómodos con la tarea.

Conclusión

En resumen, enviar un correo electrónico de alerta de seguridad después de un accidente no es una mala idea. Éste alerta a la organización sobre un peligro conocido, pero complemente ese correo electrónico con un recordatorio tangible como un letrero.

También hemos visto que las organizaciones envían correos electrónicos recordándoles a los empleados sobre un procedimiento escrito existente que no se usó. Nuevamente, no es una mala idea, pero considere complementar ese correo electrónico con el desarrollo de una lista de verificación o algo que los empleados puedan usar cuando realmente están realizando la tarea.

Considere entrenamientos de actualización anual o bianual para los empleados. Incluso los mejores empleados en sus mejores días pueden olvidar los pasos. Tratemos de encontrar formas para ayudarles a recordar y asegurar el éxito de la tarea.

Vea también nuestro artículo:

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  • Causas Genéricas: Cuando su Análisis Causa Raíz termina en “Falla de equipo…”

¿Y Usted qué opina?

¿Ha enviado alguna vez un correo electrónico y se le ha olvidado adjuntar el archivo (o escribir el asunto)? ¿Sus investigaciones terminan en causas genéricas como “Empleado olvidó…”?

Déjenos saber su opinión en los comentarios y comparta con sus amigos para ver qué piensan ellos al respecto.

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