Por Katie Wohlust | Cause Mapping RCA Investigator

Veamos cómo convertir una causa genérica como “Entrenamiento Inadecuado” en información que sea realmente valiosa para su organización.

El objetivo de investigar un problema aplicando Análisis Causa Raíz es reconocer el problema, analizar cómo y por qué ocurrió, y luego identificar soluciones que prevengan o reduzcan la probabilidad de que vuelva a ocurrir un problema similar. A veces, cuando desarrollamos soluciones, la idea que impulsa la solución puede ser excelente, pero el lenguaje y la ejecución de la solución pueden no serlo tanto. Estas soluciones no tan buenas tienden a ser genéricas y, por lo mismo, podrían no prevenir futuras ocurrencias.

En esta serie de varios articulos, examinaremos las debilidades de las causas genéricas más comunes que escuchamos (incluyendo “entrenamiento inadecuado”, “empleado olvidó…”, “falla de equipo…”, etc.) y luego ofreceremos formas de mejorar tanto el lenguaje como la ejecución de cada solución.

Cuando su Investigación termina en “Entrenamiento Inadecuado”

A menudo, las investigaciones de incidentes conducen a causas tales como entrenamiento inadecuado, entrenamiento insuficiente y/o información del entrenamiento no retenida. Estas causas conducen naturalmente a soluciones como “re-entrenar a los empleados” o “reforzar los procedimientos existentes”.

El punto débil de estas soluciones es que no sabemos exactamente qué estuvo mal en el entrenamiento. Como resultado, terminamos re-entrenando a nuestros empleados en un proceso que ellos ya saben cómo realizar, para enfatizar un propósito que ellos ya entienden. Además, esto provoca que los empleados se sientan frustrados, a menudo con la sensación de que el entrenamiento es una pérdida de tiempo.

Antes de re-entrenar a los empleados, asegurémonos de que la frecuencia y el contenido del entrenamiento reflejen el proceso y los procedimientos actuales. También busquemos formas de asegurar que los empleados recuerden el contenido del entrenamiento en sus tareas diarias incluso meses después de recibir la capacitación. Echemos un vistazo más de cerca a cada uno de éstos.

Frecuencia del Entrenamiento

¿Es la frecuencia de entrenamiento adecuada? Algunas capacitaciones son requeridas por OSHA, EPA u otras agencias reguladoras para ser presentadas a los empleados en una frecuencia predeterminada. ¿Estamos cumpliendo con la regulación de frecuencia de entrenamiento? ¿Cuál es nuestro proceso de capacitación? ¿Damos capacitación a los empleados sólo una vez cuando son contratados? ¿Ofrecemos capacitación de actualización periódica?

Una empresa debe revisar cada módulo de capacitación y determinar con qué frecuencia debe presentarse.

Contenido del Entrenamiento

¿El contenido de la capacitación refleja los procedimientos escritos de la empresa? De la misma manera, ¿los procedimientos escritos reflejan cómo se realiza realmente el trabajo? Los procedimientos operativos estándar y la capacitación asociada deben revisarse y actualizarse periódicamente.

Si una investigación de un incidente identificó que la capacitación en un procedimiento fue incorrecta o confusa, entonces no efectúe un re-entrenamiento sobre dicho procedimiento. En su lugar, revise el procedimiento, si hay alguno, y evalúe agregar más detalles a los pasos del proceso. Ésta es una gran oportunidad para involucrar a las personas más cercanas al trabajo pues tendrán una mejor idea de cómo se debe completar la tarea.

“Los problemas no ocurren simplemente porque las tareas sean demasiado claras” —Mark Galley, CEO ThinkReliability.

Retención del Contenido

Este tema es un poco más difícil que los otros dos. Una compañía puede tener un sólido contenido de capacitación y establecer una gran frecuencia de capacitación, pero ¿cómo nos aseguramos de que los empleados lleven ese conocimiento con ellos? Primero, trate de eliminar tantas distracciones durante el entrenamiento como sea posible. Una forma de lograrlo es hacer que los empleados participen activamente en la capacitación.

Hemos escuchado que algunas organizaciones ponen un procedimiento frente a sus empleados, pidiéndoles que lo lean, y llaman a eso la capacitación. Este enfoque tiene un valor mínimo. En su lugar, recree escenarios de la vida real y haga que los empleados trabajen en ellos de acuerdo con el procedimiento. Si es posible, imparta capacitación práctica. Los cursos sobre RCP y primeros auxilios son excelentes ejemplos ya que los participantes practican muchos escenarios de primeros auxilios diferentes.

Considere hacer una prueba o examen al final de la capacitación. Puede que ésta no sea una idea popular, pero puede funcionar. Esta idea tiene un doble resultado positivo. En primer lugar, es más probable que los participantes presten atención si saben que habrá una prueba. En segundo lugar, podría ayudar a identificar áreas de mejora para la capacitación en sí misma. Si la mayoría de los participantes respondieron una pregunta incorrecta, entonces tal vez esa parte de la capacitación fue confusa o se perdió. Esto también puede ayudar a impulsar el desarrollo del contenido de la capacitación.

En conclusión, “entrenamiento inadecuado” es una causa todavía muy genérica. Es necesario entender “¿por qué fue inadecuado el entrenamiento?” para poder definir soluciones que realmente aporten valor a su compañía. “Re-entrenar a los empleados” será solo una gran solución si se identifica una deficiencia en la frecuencia, el contenido o la retención y se implementan acciones específicas. Sin embargo, si no se identificaron deficiencias, entonces el reentrenamiento puede no ser el mejor uso de tiempo y recursos.

Espere nuestro siguiente artículo sobre Causas Genéricas: Cuando su investigación termina en “Empleado olvidó…”.

¿Y Usted qué opina?

¿Las investigaciones en su organización terminan en causas genéricas como “Entrenamiento inadecuado”?

Déjenos saber su opinión en los comentarios y comparta con sus amigos para ver qué piensan ellos al respecto.

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